Cahillikten bıktım

Bürokrasi ve Kurum hiyerarşisi bir çoğumuzun asla anlayamadığı ya da anlamakla uğraşmak istemediği, ” artık nalet gessin ”  diyerek kaçtığı fakat birçok kurumsal yapıda bulunması şart koşulan ( ki hiç meraklısı değiliz) bir yapısal zincirdir.

Bu bölümümüzde sizi bu dertten kurtarmak için aklımıza geldikçe her terim ya da durum için size detaylı açıklama sunmaktayız.

Buyursunlar.

 

  • Maillerde ek filan diyorlar. Nedir o?
  • Mailinde yazman gerekenleri yazdıktan sonra bir de dosya göndermen gerekiyorsa bu dosyaya “ek” denir. ”Attachment” olarak geçer genelde. Göndermek istediğin dosyayı göndermeden önce mailin içine sürükleyip bırakırsan orada hemen belirir.Gerçi sen şimdi teknolojiksindir, telefondan falan bakarsın. Şekil yapacağım diye göremezsen mailin en altına bak, genelde telefonlarda en altta olur.

 

  • Sİ si mi Bilgi mi ne öyle bir şey varmış maillerde. Onu da bilmiyorum ben.
  • O si si dediğin aslında cc’dir. Açılımı da Carbon Copy. Yalandan poz yaptırdın bana burda. Neyse. “CC”ye ya da “bilgi”ye birinin mail adresini eklemek, bir kişiye mail yazarken o maili görmesini istediğin başka bir ya da birden fazla insanın da yazdığın maili görmesi anlamına gelir. Alıcı kısmına maili göndereceğin kişiyi yazarken zaten altta ‘cc’ ya da ‘bilgi’ yazar zaten görürsün direkt. Burada dikkat etmen gereken asıl şey hangi sırayla yazman gerektiğidir. Büyükten küçüğe gideceksin ama yaş olarak değil. Seviyesine göre.  Örneğin, bölüm hocana mail atacaksın fakat cevap vermezse diye ya da bilgisi olsun diye dekan bölüm başkanı ve sekreteri koyacaksın cc’ye. Önce dekan sonra bölüm başkanı sonra da sekreter gelecek şekilde sıralamalısın. Ben de uyuzum bu saçma duruma ama adabı bu şekildedir.

 

  • Bi si si mi Gizli sisi mi ne varmış bir de, o ne?
  • Blind Carbon Copy yani gizli bilgi maili. Gizli bilgi derken ajan falan sanma kendini. Bilgiye koyulan kişinin mailini, maili gönderdiğin kişi göremez demek oluyor bu. Yani sen murat@filanmail.com adresine mail atacaksın fakat bilgi kısmına da yusuf@filanmail.com adresini koymalısın ama murat@ mailine attığın bu mailde Yusuf’un mail adresi görünmesin istiyorsun. Gİzli cc burada devreye giriyor. Yusuf’un mailini gizli cc bölümüne yazarsan Murat göremez ama Yusuf senin Murat’a attığın maili Yusuf bilmeden görebilir. Bu tarz mailleşmeler genelde şikayet ya da bilgilendirme gizliliği amaçlı olarak kullanılır. Bilgilendirme gizliliğinden kastım; eğer 15 kişiye mail atıyorsan fakat bu insanlar birbirlerinin maillerini görsün istemiyorsan hepsini gizli ccye koyarak bunu sağlayabilirsin.

 

  • Ofislerde hep ters cevaplar alıyorum ve istediğim sorulara yanıt almam bazen çok zor oluyor. Niye öyle?
  • Ofis çalışanları gün içinde senin gibi 100’lerce öğrenciyle muhattap oluyor ve her öğrenci açıkçası düzgün davranışlar sergilemiyor. İnsan gibi bilgi almak istiyorsan yapman gerekenler çok basittir aslında. Ofise kapıyı tıklayarak gir. Açıksa da nezaketen kapıyı tıkla. İçeri girince selam ver ve müsait olup olmadıkları sor. Değillerse şu zaman gel ya da bu zaman gel derler zaten sana. Bu cevaptan sonra ”çok ufak minnacık bir şey soracağım” diye cevap verme. Müsaitseniz ufak bir sorum olacaktı de. Ofis çalışanları müsaitse zaten seninle ilgilenirler çünkü işleri sensin zaten. Tamam derlerse oturabilir miyim diye sor ve masanın önüne otur tepelerinde dikilme insanların. Kimse sana oturma demez zaten ama sen yine de sor. Kulağında kulaklık, gözünde gözlük, kafanda şapka ve elinde telefon varsa bunları bir kenara bırak. İnsanlar yüzünü görsünler. Önce kendini tanıt. Soru sorduktan sonra cevabını not al ki unutma. Şimdi sen ”Ben öğrenciyim onların işi benim ve benimle ilgilenmeleri gerekiyor” filan dersin. Haklısın ama tek öğrenci sen değilsin ve kimse senin cins kaprislerini çekmek zorunda değil. Senden önce gelenlerin de işlemlerinin tamamlanması gerekiyor ve ister devlet ister özel üniversite öğrencisi ol, insanları satın almıyorsun; hizmeti satın alıyorsun. Bu da demek oluyor ki ancak hizmet sağlayıcısının kurallarına göre hizmet alabilirsin. İnsan gibi davranırsan insan gibi cevap alırsın. Biraz empati yap. Bu dediklerimizi yaptığın halde sıkıntı oluyorsa o zaman hiç çekinme git şikayet et.

 

  • Islak imza nedir?
  • Kağıt üzerine bizzat imza atmandır. Islak imza diye özellikle vurgularlar çünkü imzaladığın kağıt tarama ya da fax olarak bir yere giderse artık ıslak imza değil fotokopi olarak sayılır.

 

  • Tebliğ ve tebellüğ nedir?
  • Tebliğ, sana kağıdı veren kişi olmak; tebellüğ de kağıdı alan kişi olmaktır.