Erasmus+ Ofisi nasıl kurulur?

erasmus-ofisi-nasil-kurulur

Aslında bu tarz ciddi bir bilgiyi Türk Ulusal Ajansı tarafından yapılan bilgilendirme toplantılarına giderek öğrenmeniz gerekmektedir. Eğer bir yükseköğretim kurumuysanız ve Erasmus+  programına henüz kayıt olmadıysanız biraz bilgi sahibi olmanızda açıkçası bir zarar göremiyoruz.

Önemli not: Aşağıdaki listeden zamanla ekle çıkar yapılabilir. Fakat şimdilik bu şekildedir. Aklınızda bulunsun tatlışlar.

1- Herşeyden önce ECTS sistemi gereklidir. Muhtemelen üniversitenizde vardır bu sistem. Yoksa da hemen halediverin.

2- Erasmus Charter almanız gerekiyor.

3- PIC kodunu almanız gerekiyor ve bunun için ECAS’ a başvurmak gerekiyor.

ECAS’ ın sitesi burada,

Ulusal Ajansın ECAS rehberi de burada.

4- PIC Kod alındıktan sonra bu kod Türk Ulusal Ajansına mail olarak gönderiliyor ve Erasmus+ Ofislerinin Türk Ulusal Ajansına raporlama yapabilmeleri için kullandıkları TURNA sistemi için Ulusal Ajanstan üniversiteye özel bir kullanıcı adı ve şifre gönderiliyor. Eğer Teklif çağrısı zamanı ise Ulusal Ajans Key Action 1: Learning Mobility of Individuals başvuru formunu da gönderiyor. Zamanı değilse sonradan da gönderilebilir. Bunun için yine Uulsal Ajansın Web sitesi takip edilmeli.

Turna linki burada.

Key Action 1: Learning Mobility of Individuals nedir?: Erasmus+ öğrenim, staj ve personel harekeltiliğini yapabilmenizi sağlayan başvuru formudur. Komple ingilizcedir ve orda burda ulusal ajansa proje yazıyorum diye poz yapan boş adamların bahsettikleri 2 sayfalık başvuru formları gibi değildir. Oturup adam gibi doldurmanız gerekmektedir.

5- Eğer gönderildiyse KA1 başvuru formu PDF halinde kendi üzerinden başvuru yapılabilen bir form olduğu için doldurulup gönderiliyor.

6- Doldurulan form ayrıca TURNA sistemine yükleniyor.

7- Bir süre sonra Türk Ulusal Ajansından başvuruyu yapan üniversitenin ne kadar Hibe alabileceği ile ilgili bir mail gönderiliyor.

8- Turna sistemine girilip sözleşme bilgi formu dolduruluyor. Bu formu tamamlayabilmek için üniversitenin Personel Daire Başkanlığından ‘’ kep’’ ve ‘’DETSİS’’ numarası temin edilmeli ve hibenin yatırılacağı bir EURO hesabı açılıp bilgileri bu forma girilmeli.

9- Sözleşme bilgi formu sonrasında Ulusal Ajans başvuruyu yapan üniversitenin TURNA hesabın alacağı hibeyi belirten hibe sözleşmeyi yüklüyor ve üniversiteye bilgilendirme yapıyor. Hibe sözleşmesinde dikkat edilmesi gerekenler Üniversitenin bilgilerinin doğru olması ve kendi içinde ne kadar transfer yapılabildiğidir.  Sözleşme kontrol edildikten sonra 2 çıktısı alınıp başvuru yapan üniversitenin yasal temsilcisine imzalatılıp damgalanıyor ve Türk Ulusal Ajansının ANKARA’ da bulunan yüksek Yüksek Öğretim Koordinatörlüğüne postalanıyor.

10- Sözleşme ile birlikte başvuruyu yapan üniversitenin finansal sorunları olması durumunda alınan hibenin Ulusal Ajansa geri ödeneceğini taahhüt eden borçlandırma kararı da postalanıyor.

11- Gönderilen sözleşme imzalanıp geri gönderildikten sonra ASLI GİBİDİR şeklinde bir kopyası başvuruyu yapan üniversitenin mali işlerine gönderiliyor ve mali işler vergi dairesine giderek KDV İSTİSNA sertifikası alıyor. Bu şekilde alınan hibenin içerisindeki OM yani Organizasyon bütçesi için satın alınan hizmetlerde KDV alınmıyor.

Önemli not: KDV bilgi formuna sadece OEM bütçesi yazılmalıdır.

12- Artık Ulusal Ajansın el kitabına uygun bir şekilde Erasmus işlemleri başlatılabilir.

13- Artık tamamsınız. Pılınızı pırtınızı toplayıp Ulusal Ajansın düzenlediği toplantılara katılın.

Hadi bakalım.